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시간 관리 

 

1. 시간을 낭비하는 사람들의 특성

시간을 낭비하는 사람들의 특성은 다음과 같다. 시간을 효율적으로 쓰지 못하는 사람들의 특성에는 중요한 과제를 앞에 두고도 일상적이고 사소한 일의 유혹에서 벗어나지 못하는 성향이 있다. 기말 리포트를 준비해야 하는 상황에서도 편지를 읽거나, 설거지를 하고, 옷가지나 책상을 정리하며, 가구를 손질하는 등의 일에 많은 시간을 쓰는 경향이 있다. 이러한 일상적이고 사소한 일들은 하기가 쉽고, 정말 중요하고 어려운 과제를 하지 않음으로써 생기는 불안감이나 부담에서 벗어날 수 있는 합리화를 제공해 주기 때문이다.

 

2. 시간을 요구하는 외부 요청과 거절의 어려움

주변의 많은 사람들이 끊임없이 갖고 있는 시간을 요구한다. 후배들이 잡담을 걸어오기도 하고, 세일즈맨들이 상품을 소개하거나, 동문들이 동창회 모임에 참석해 주기를 권유하고, 여러 종교의 전도사들이 종교와 관련해 함께 이야기하기를 원하기도 한다. 어떤 사람들은 그들에게 시간을 요구한 다른 사람들의 불필요한 부탁조차도 거절하지 못한다. 자신을 시간의 낭비로부터 보호하는 가장 성공적인 방법은 '아니'라고 말하는 것이다.

 

3. 책임 위임의 어려움

떠맡고 있는 많은 일들은 사실 다른 사람들에게 위임할 수 있는 일들이다. 그런데도 정작 자기에게 중요한 일을 하는 데 시간을 쓰지 못하는 사람들 중에는 '약방의 감초'처럼 모든 일을 도맡아야 하고 남의 일에조차 매사 끼어들어야 직성이 풀리는 사람들이 있다. 어떤 과제는 비서나, 부하, 위원회의 동료, 다른 지도자, 배우자, 아이들 기타 등등의 사람들에게 책임을 넘겨주어야만 한다. 남에게 책임을 위임하지 못하는 이유는 통제감을 포기하지 못하기 때문에, 복종에 대한 확신이 부족해서, 다른 사람이 싫어할까 봐, 남들에게 자신이 필요한 사람임을 인식시키고 싶은 욕구, 그리고 "혼자서도 잘할 수 있다"는 태도 등이 관여한다.

 

4. 물건을 버리지 못하는 성향

시간을 효율적으로 쓰지 못하는 사람들의 또 다른 특성은 불필요한 물건도 버리지 못하는 성향이다. 책상 속과 책상 위에는 온갖 우편물, 신문, 잡지, 보고서, 책이 흩어져 있다. 문서 보관 상자에는 옛날 강의 노트나 지난 메모가 넘쳐난다. 집에서는 부엌 서랍에 거의 사용하지 않는 기구들이 가득하고, 벽장은 입지 않는 옷들로, 다락은 버려진 잡동사니로 가득하다. 최소한 두 가지 방법으로 시간을 허비하게 된다. 첫째, 그 모든 난장판 속에서 어떤 것을 찾으려고 시간을 허비하고, 둘째, 결국 같은 문서를 다시 뒤섞는 것, 문서를 다시 읽는 것, 같은 문서를 다시 분류하는 것 등을 하게 된다.

 

5. 완벽주의적 경향과 시간 낭비

기준을 높게 갖는다는 것이 나쁜 것은 아니다. 그러나 완벽주의를 추구하는 사람들은 지나치게 완벽한 결과만을 기대하고 작은 결점이라도 용납하지 못하기 때문에 그들의 과제를 마치는 데 어려움을 갖는다. 너무 꼼꼼하게 준비하는 것 때문에 일을 시작하기도 전에 진을 빼는 사람들이 있다. 숙제를 할 때도 거의 모든 시간을 참고자료를 찾는 데 쓰고, 산더미 같은 자료들을 뒤지느라 녹초가 된다. 논문을 써 나가는 과정에서도 문구나 단어의 선택에 너무 많은 신경을 쓰기 때문에 진도를 나갈 수 없다. 완벽을 추구해서 일의 진도가 나가지 못하는 것을 완벽의 마비 상태라고 한다.

 

6. '아니'라고 말하기 위한 10계명

죄의식을 갖지 않고 "아니"라고 말하기 위한 10계명은 다음과 같다. 자신의 행동, 생각 및 정서를 판단하고 그것들을 주도적으로 처리하며 그것이 자신에게 미치는 결과를 받아들일 수 있는 책임을 질 수 있는 권리가 있다. 다른 사람들에게 굳이 자신의 행동에 대해 이유를 대거나 변명을 하지 않을 권리가 있다. 다른 사람들의 문제에 대한 해결책을 찾아주어야만 한다는 책임이 있는지 여부를 판단할 권리가 있다. 자신의 생각을 언제든지 바꿀 수 있는 권리가 있다. 실수를 할 수 있으며 그것에 대해 책임을 질 수 있는 권리가 있다. "잘 모르겠는데요"라고 말할 권리가 있다. 다른 사람들의 선의에 대처하기 전에 그들의 선의와 상관없이 생각하고 행동할 권리가 있다. 때로는 비논리적인 방식으로 의사결정을 할 수 있는 권리가 있다. "이해가 잘 안 되는데요"라고 말할 수 있는 권리가 있다. "나는 관심이 없어요"라고 말할 수 있는 권리가 있다.

 

7. 시간 관리 전략

어떻게 하면 시간을 보다 효율적으로 관리할 수 있을까? 시간을 보다 효과적으로 사용하는 것에 대한 전문가들의 제안을 살펴보도록 하자. 보다 효과적인 시간 관리를 향한 첫 번째 단계는 시간 사용 내역을 구체적으로 확인하는 것이다. 적어도 일주일 정도 매일 어떤 일에 얼마나 많은 시간을 쓰고 있는지 기록하라. 그리고 각각의 활동을 바람직한 활동과 그렇지 않은 활동으로 범주화해서 각각의 활동에 소요된 시간과 함께 일별 소요 시간을 기록하라. 몇 주간 동안 시간 사용 내역을 관찰한 결과들을 검토해 보면 시간을 어디에 어떻게 사용하고 있는지를 알게 될 것이다. 이러한 분석 결과는 시간 관리를 어떻게 해야 할 것인지에 대한 지침을 제공해 줄 것이다. 만약에 시간 관리 프로그램을 사용해서 시간 사용 습관을 변화시키기로 작정했다면 이러한 관찰 결과들이 프로그램 효과 여부를 비교할 수 있는 기저선을 제공해 줄 것이다. 자신의 시간을 투자해서 성취하려고 하는 것이 무엇인지를 분명히 하지 않고서 시간을 현명하게 사용하는 것은 불가능하다. 스스로에게 "내 인생의 목표는 무엇인가?"에 대한 질문을 던져봐라. 생각해 낼 수 있는 모든 목표를 샅샅이 찾아내라, 아주 중요한 것부터 아주 사소한 것까지 찾아내라. 찾아낸 목표 중의 어떤 것들은 다른 목표와 서로 상충할 수도 있을 것이다. 따라서 가장 중요한 목표가 무엇인지를 결정해야만 한다. 그리고 목표들을 우선순위에 따라 배열해야만 한다. 이러한 우선순위는 일간, 주간, 월간 단위로 활동을 계획할 수 있는 지표가 되어 줄 것이다.

 

사람들은 시간이 걸리기 때문에 계획 세우기를 주저하지만, 장기적으로 보면 이것은 시간을 절약하는 것이다. 계획을 거치는 것이 효과적인 시간 관리의 핵심이다. 매주 초에 단기 목표의 목록을 작성해야 한다. 이 목록은 계획된 활동에 대한 매일의 실천 목록으로 전환되어야 한다. 방대한 계획을 연기하는 경향을 피하기 위해 그것들을 다룰 만한 크기의 요소들로 나누고, 그 요소들을 완료하는 데 필요한 최종 기한을 설정한다. 계획된 활동은 기록된 일정표에서 다양한 시간대에 할당되어야 한다. 가장 중요한 활동은 가장 활동적이고 생산적인 경향이 있는 시간대에 정하도록 한다. 아무리 계획을 잘 짠다고 해도 예상치 않았던 일로 방해를 받을 수 있다. 방해 요인을 완벽하게 제거할 수 있는 방법이 존재하지는 않는다. 그러나 가장 생산적으로 일할 수 있는 시간을 정해 놓고 그 시간에는 중요한 일만을 하자고 작정하는 것이 효과적이다. 그 시간대에는 다른 일을 하지 않고, 전화나 방문을 사절하며 중요한 일만을 할 것이라고 가족, 친구, 그리고 동료들에게 알리는 것도 한 가지 방법이다. 메모, 편지, 보고서, 전화 연락 등 당장 할 수 있는 일들은 가능한 한 즉시 처리해야 한다. 왜냐하면 미루고 있으면 잊어버리지 않기 위해서 반복해서 생각하고 책상 위에 처리되지 않은 채로 남겨두어야 하기 때문이다. 여러 가지 일을 놓아두고 함께 처리하려고 하면 능률이 오르지 않는다. 그렇기 때문에 가능하면 한 가지 일을 끝내고 다른 일에 착수하는 것이 효과적이다. 비슷한 작은 과제들을 함께 묶는 것은 좋은 생각이다. 책을 빌리고 문구를 사야 하며 친구를 만날 일을 계획하고 있다면 각각 따로 하기보다는 도서관 앞에서 친구를 만나 책을 빌리고, 도서관 지하에서 학용품을 사고, 매점에서 친구와 차를 마시면서 이야기하는 것이 시간을 절약하게 만들어 줄 것이다. 버스를 타기 위해 또는 식당에서 줄을 서서 기다릴 때, 강의와 강의 사이의 공강 시간, 지하철에서 통학하는 시간 등 수없이 많은 자투리 시간을 갖고 살아간다. 이러한 자투리 시간에 할 일을 미리 생각해 놓거나 일거리를 가지고 다닌다면 보다 많은 시간을 자신을 위해 쓸 수 있을 것이다.

 

8. 정서 중심 대처 전략

평가 중심의 대처와 문제 중심의 대처만으로는 부정적 감정을 효과적으로 완화시킬 수 없는 경우들이 있을 수 있다. 어떤 문제는 너무도 심각해서 인지적 재평가 과정에 의해서도 기분이 변화되지 않을 수 있으며 매우 효과적인 문제 중심적 대처 전략도 정서적 긴장이 가라앉기 전에는 그 힘을 발휘하지 못할 수도 있다. 따라서, 정서적 자극을 경감시키는 데 유용한 대처 기제를 개발하는 것 역시 효과적인 스트레스 대처에는 중요하다. 여기서 네 가지 정서 중심적 건설적 대처 전략의 장점에 대해 논의할 것이다. 그것은 억압된 정서의 발산, 자신으로부터 주의를 분산시키기, 명상, 이완 훈련의 이용 등이다. 감정을 있는 그대로 표현하는 것이 여러 가지 부정적 결과를 나타낼 수 있기 때문에 분노하거나 우울할 때 이를 억압하는 경향이 있다. 그러나 분노 감정을 억압할 때 혈압이 증가된다는 사실이 밝혀졌다. 실연을 당했을 때처럼 슬픈 일이 있을 때는 실컷 우는 것 역시 감정의 순화에 도움이 될 수 있다. 최근의 연구는 억압된 감정이나 생각을 언어화하는 것이 불안을 해소하고 다른 스트레스 관련 정서를 진정시키는 데 상당한 가치가 있다고 제시하고 있다. 외상적 사건에 대해 말하고 쓰는 것은 유익한 효과가 있을 수 있다. 충격적 사건에 대해 다른 사람과 대화하지 않는 사람은 다른 사람에게 문제를 털어놓는 사람들보다 더 많은 건강상의 문제를 가지고 있다. 대학생들에게 대학 적용의 어려움에 대한 짧은 네 개의 수필을 적도록 한 연구가 있다. 자신들의 개인적 문제와 외상적 경험에 대해 썼던 피험자들은 피상적 주제에 대해 기술한 피험자들보다 더 나은 면역 기능을 보였다. 결과적으로, 비슷한 연구에서, 개인적인 문제에 대해 썼던 피험자들은 다른 피험자들보다 이후의 몇 개월간 더 좋은 건강 상태를 영위했다. 따라서, 감정을 털어놓고 얘기를 잘 들어줄 사람을 찾을 수 있다면, 비밀스런 두려움, 불행, 그리고 의심을 솔직한 대화를 통해 털어놓는다면 부정적인 감정에서 벗어나기가 보다 쉬울 것이다. 분명히, 자신의 내밀한 문제나 감정을 다른 사람에게 털어놓는다는 것은 당혹스러운 일이기도 하고 쉬운 일이 아니다. 그것이 단기적으로는 부담이 되고 불안과 다른 부정적인 감정을 유발할 수 있지만, 다른 사람들에게 마음을 열고 감정을 털어놓을 수 있는 사람은 그것을 감추고 있는 사람보다 심리적 및 신체적으로 더 건강하게 살 수 있는 것 같다.